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Hackathon

Les 8 clĂ©s pour organiser un hackathon d’entreprise

Hackathon, start-up week-end ou encore marathon de l’innovation : il existe autant de noms que de formules pour désigner un évènement réunissant de nombreux participants autour de projets collaboratifs.

Issu du monde du développement informatique, le concept a essaimé dans tous les domaines, et constitue aujourd’hui une alternative intéressante aux méthodes classiques d’idéation, d’élaboration de concepts ou de résolution de problèmes pour une entreprise.

Dans un temps court, la démarche de type hackathon permet en effet de mobiliser les acteurs de l’entreprise autour d’un objectif commun, de leur permettre de s’approprier les défis de l’entreprise, enfin de construire eux-même les solutions à y apporter.

C’est un moment fun mais sérieux faisant appel à d’autres modes de réflexion et mélangeant tous les profils de salariés : c’est donc un excellent moyen de fédérer une équipe, d’identifier des idées originales et d’en faciliter la mise en place.

La réussite d’une démarche hackathon d’entreprise dépend de très nombreux facteurs. Voici 8 clés indispensables pour maximiser vos chances de succès !

8. Sortir du quotidien

On veut travailler de manière diffĂ©rente… pour obtenir des rĂ©sultats diffĂ©rents de ceux qu’on obtient d’habitude. Comme cela pourrait-il ĂŞtre le cas en restant dans les murs de l’entreprise ?

En trouvant un lieu hors du commun, on change d’atmosphère et donc de repères. On évite les perturbations du quotidien. On favorise une manière différente de penser.

HĂ´tel de luxe, retraite monastique Ă  la montagne, entrepĂ´t dĂ©saffectĂ©, catacombes, magasin, bateau… Les idĂ©es sont nombreuses, pas forcĂ©ment très coĂ»teuses ni loin du domicile des participants.

7. Susciter la curiositĂ©… voire l’envie

Vous aurez plus de participants, et des échanges de meilleure qualité, si l’audience a VRAIMENT très envie d’être là. Quoi de mieux que de créer un teasing ? Avez-vous pensé à une affiche décalée ? À des indices dévoilés semaine par semaine ?

La plupart des gens détestent ne pas être conviés à l’évènement de l’année. Créer l’attente par l’interrogation ou le manque d’information est un ressort très puissant pour générer une envie irrépressible d’être invité.

6. Soigner la liste des participants

Bien sûr, même sans les inviter dès le début (pour créer l’envie !), il est indispensable d’avoir lors de l’évènement un nombre suffisant de participants, et les bonnes personnes !

On pense souvent aux personnes directement liées à la problématique à traiter lors du hackathon. Mais il faut s’efforcer d’élargir le plus possible à des personnes qui n’ont ni la responsabilité du sujet, ni le champ de compétences, car ils aborderont la réflexion avec un œil neuf, sans préjugés ni tabous, et sans en connaître l’historique ni avoir à en subir les conséquences. Invitez donc surtout ceux qui n’y connaissent rien, a priori !

En 2014, j’ai ainsi participé à un hackathon réunissant les 100 salariés d’une entreprise spécialisée dans les produits de puériculture. Plusieurs concepts de produits ont été inventés lors de cet évènement. L’un d’entre eux l’a été grâce au technicien informatique de la société !

Pourquoi d’ailleurs ne pas convier des personnes extĂ©rieures Ă  l’entreprise ? Experts venus d’autres filiales, voire d’autres industries ; profs ; Ă©tudiants ; chĂ´meurs ; retraitĂ©s ; clients, prospects ou fournisseurs…

Dans les participants, identifiez les leaders qui seront chacun en charge d’une Ă©quipe… et veillez Ă  une rĂ©partition intelligente des participants dans chaque Ă©quipe !

5. Formuler des challenges incroyables

Le cœur du sujet n’est pas d’organiser un hackathon pour organiser un hackathon. L’évènement en soi n’est que le prétexte et la méthode pour aborder un défi que rencontre l’entreprise.

Ce dĂ©fi peut ĂŞtre de n’importe quelle nature : stratĂ©gie, marketing, commerce, dĂ©veloppement de produits, organisation, productivitĂ©, nouveau concept de business…

L’important est de bien décoder et documenter le sujet. C’est une démarche longue, méticuleuse, qui est indispensable à la qualité des échanges et des idées produites.

Créez ensuite des thématiques de travail formulées comme des challenges lancés aux participants, et portant sur des sous-parties de la problématique générale.

Une astuce très pratique : formulez vos dĂ©fis en dĂ©marrant par « Et si… », et joignez des images et donnĂ©es d’inspiration, venues de l’entreprise ou d’autres domaines, parfois dĂ©calĂ©es, parfois sĂ©rieuses, pour ouvrir le champ de la rĂ©flexion et ancrer la rĂ©flexion dans le rĂ©el.

Dernière recommandation : apportez le plus de contraintes possibles, soyez très précis sur la formulation des défis.

Si on me demande « Et si on inventait des nouveaux business ? », j’ai peu d’idées spontanées. Si on me demande en revanche « Et si on vendait nos produits en B2C avec un système de personnalisation ? », j’ai des idées beaucoup plus concrètes à proposer !

4. Favoriser la création matérielle

Penser autrement et construire des solutions de manière collaborative nécessite de parler le même langage. Un dessin vaut mieux qu’un long discours : inciter donc vos participants à consigner à la fois leurs échanges et les résultats obtenus sur des planches visuelles.

L’abondance n’est pas forcément une alliée. Forcez les donc à sélectionner, à raffiner, en proposant des formats qui les obligent à faire des choix entre toutes les options possibles.

Variez les possibilitĂ©s de restitution et de livrables : maquette en legos, prototype, pub filmĂ©e ou pitch sur scène… tous les moyens sont bons pour susciter la crĂ©ativitĂ© !

Enfin, ces supports constituent une partie des livrables qui permettent de consigner les idées, et donc de conserver la substantifique moelle sortie des cerveaux des participants !

3. Entretenir un esprit d’émulation

Pas de hackathon sans équipe. Pas de hackathon sans esprit de (gentille) compétition.

Une bonne Ă©quipe compte entre 6 et 10 personnes, jamais plus.

À chaque démarrage, j’adore leur donner 1 minute pour retrouver les membres de leur équipe, et pour choisir un « nom de guerre ». Un animal + un adjectif qui commencent par la même lettre. Les Renards Rusés sont là !

Fixer des dĂ©fis, des quizz, des jeux… et comptez les points. Faites applaudir autant que possible, distinguez les meilleures propositions et demander aux participants de participer de manière collective Ă  la notation.

Pas de compĂ©tition sans rĂ©compense : pensez au(x) cadeau(x) pour les vainqueurs… et pour les autres !

2. Se lâcher et être dans l’action

Un hackathon, c’est dynamique, c’est rythmé, c’est de l’action !

Le mantra : travailler sérieusement sans se prendre au sérieux. Il faut donc que l’animation, l’ambiance soit raccord ! Pensez à la musique sous forme de jingles, distribuez des goodies ou des repères de couleur pour les équipes, entretenez un discours positif et décontracté. On n’est (presque) pas au boulot ! On fait un HACK-A-THON !

Le rythme est super important : l’intérêt de la démarche c’est de concentrer l’énergie sur un temps court. 1 jour, 2 jours max. Avec des ateliers d’une durée maximum d’une demi-heure ou d’une heure, pour créer l’urgence dès la première minutes.

Faites bouger les équipiers ! Rester sur sa chaise n’a jamais apporté les meilleurs idées. Sortez de la salle, allez voir le monde, changez de table voire d’équipe. Pour maximiser la qualité des concepts, faites passer plusieurs équipes sur le même sujet est une solution sympa.

1. Amusez-vous !

N’oubliez pas que mĂŞme si le sujet est stratĂ©gique pour l’entreprise… vous n’êtes pas en train de sauver des vies.

Changez le monde, mais avec le sourire !

La créativité c’est l’intelligence qui s’amuse !

Albert Einstein

Si vous souhaitez en savoir plus sur les démarches collaboratives en entreprise, si vous avez besoin d’un coup de main pour organiser votre hackathon d’entreprise, Ampletus Team vous conseille au 06 18 21 16 75.